参与式档案管理论文范文,参与式档案管理:档案管理新方向

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2020-02-23 15:49:02 论文作者:佚名

摘 要:档案管理工作是企业生产经营顺利运转的有机组成,工作范围涉及所有部门产生的文件材料,基于档案资源可以在企业中发挥凭证、依据和参考的重要作用,如何有效实现档案的真实、完整、可用、安全是档案工作者需要思考的方向。随着我国电力体制改革深入,对于火电企业的档案管理工作提出了新的要求,相应管理工作的开展要与时代和企业发展的需求相适配,实施参与式档案管理,有助于实现档案的真实、完整、可用、安全,本文对参与式档案管理及其相关内容进行了分析,望能为相关人员提供借鉴和参考。

关键词:参与式档案管理;管理理念;新媒体技术

参与式档案管理是指,给予相关管理人员一定的权利,使档案工作者提前介入公司各环节,保证其能够参加到档案管理的决策以及各级管理工作之中,有效提升管理质量和效果。实施参与式档案管理,更新企业自身的管理理念,改进相应的管理工作,并强化新媒体技术在相应管理工作中的应用和发展,不断优化管理工作,推进企业自身发展。

1 参与式档案管理模式概述

参与式管理理念主要在于激发管理者自身的主观能动性,使档案工作者提前介入公司各环节,使其能够充分发挥出自身的主观能动性和积极性,从而创设高效、和谐的工作环境,取得更好的工作效益。在网络时代,信息技术发展越来越快,由档案部门提供平台和技术,实施火电企业档案的参与式管理,强化与档案的产生和整理移交环节相关责任方在实际管理活动中的参与和介入,在彰显档案工作者主体效用的同时,实现系统化管理。

具体而言,参与式档案管理工作主要具有以下几点特点:第一,个性化特点。采取参与式档案管理模式,与其他档案管理方式具有较大对不同。在遵循档案管理工作要求的基础上,更注重档案工作者在实际管理工作中的参与,注重激发档案工作者的工作积极性和主动性,从而有效提升管理质量和效果[1]。第二,合体协同机制。要依托于新媒体技术,贯彻协同工作理念,最大程度地整合管理资源,实现最佳的档案工作者配置,系统化企业的档案管理工作,整合利用各种档案管理资源。

2 火电企业档案管理工作要点

2.1 档案资料的收集、整理、归档

对于火电企业档案资源,在档案资源的收集整理阶段进行各种移交资料的质量检查,对于不符合归档要求的档案资源及时退还给相关责任人,并指导其进行改正,使其能够达到档案归档要求。对于符合质量要求的档案资源,先进行分类和整理,将其按照要求进行组卷,按照排列编号整理上架。根据企业培训安排,组织档案工作者参加档案专业知识和业务培训,培训期间向培训老师和同业前辈请教工作中的疑难点,获得专业的指导,为后续工作的完善提供新思路。

此外,档案工作者要做好火电企业档案资料的统计及项目系统审批等工作,对于企业工程相关的竣工档案审批尤其要予以重视,待审批资料正确无误后,再由相关人员签署“同意”意见,控制档案完整性和质量。 [2]

2.2 明确档案管理体系

在档案管理工作中,首先要注重明确档案管理体系,保证档案安全管理工作的有效落实。首先,制定严格的档案管理工作机制,明确档案管理工作流程,落实具体管理责任,落实到实际管理人员之上,保障档案资源的有效性。其次,按照企业发展要求,档案工作者制定和适时修改、严格执行企业档案管理标准。最后,档案资料检索利用及编研。对公司档案索引目录进行打印整理,并装订成册,便于职工查找利用;及时对新增库藏档案导致的排架标识牌不匹配情况进行跟新,健全完善库藏档案的检索。根据档案资料分类,进行档案资料的汇编,方便企业和员工对档案资源的后期利用。

2.3 落实档案安全保管

定期对库藏档案的数量和保管状况进行全面检查,确保档案安全保管。库房门口粘贴“非档案工作者不得进入档案库房”标识,每天填写温湿度登记簿,对档案库内温湿度按照要求进行调控,定期擦拭档案密集架,保持干净、整洁;定期更换防虫防霉药品,并建立更换情况管理台账;下班切断电源,切实做好档案“八防”工作,防止出现安全事故。根据主管部门或有关文件要求,在汛期等灾害天气多发季节,定期开展档案安全保管专项检查及时消除档案管理的安全隐患。在档案存储区域开展火灾应急演练,从而加强员工的防火安全意识,熟悉应急处理流程。当库房发生火灾失电情况下,可提高第一时间抢救重要档案的效率。

3 参与式档案管理,档案管理新方向

3.1 參与式档案管理,营建管理新理念

基于互联网技术,构建火电企业档案管理工作新平台,必须要树立新的档案管理工作理念,指导具体的管理工作开展。随着我国电力事业的改革和发展,火电企业的档案管理部门以及相应的管理人员,应紧跟企业的发展以及时代发展,树立创新管理理念,不断研究新情况,解决新问题,从而创新档案管理工作,有效提高管理工作质量和效果。实施参与式档案管理,给予工作一定的权利,让其参与到相应的管理工作之中。管理人员是具体管理工作的执行者,在长期工作之中,具有更多工作经验,对于档案管理工作的开展可以提出更有价值的意见和建议。并且实际开展档案管理工作时,要不断地解放管理人员的工作思想,实现管理人员工作态度的转变,立足于企业的长久发展,做好各项档案管理工作[3]。

3.2 参与式档案管理,构建服务新模式

在火电企业的改革和发展之中,档案管理工作起着重要的服务作用,档案工作的延伸要适应于企业的发展,从而推进企业的未来发展。实施参与式档案管理,必须要强化管理人员队伍建设,提高管理人员的综合素质。一方面企业要注重开展相应的培训教育工作,有效提高管理人员的综合素质能力,从而优化档案管理工作服务,提升工作质量和效果[4]。另一方面企业在要注重对复合型人才的引进,强化相应的管理工作。同时引入竞争考核机制,提升档案服务工作主动性。作为档案工作者,应积极主动开展相应的档案管理工作,及时开展档案资料的收集、归档和保存管理。结合现代信息化技术手段,构建企业管理平台,实现企业档案信息的管理和共享,加大电力档案的专题编研,从而提供特色档案服务,符合于火电企业的改革和发展。

3.3 参与式档案管理,创建管理新机制

实施参与式档案管理,传统火电企业档案管理机制必然难以满足实际管理工作的开展,需要进行有效的管理工作创新和改进。根据电力企业的实际发展情况,开展相应的管理工作,优化档案管理工作机制。第一,应用管理人员参与到管理工作的制定,给予管理人员一定的权利,令其实际参与具体管理机制的制定。管理人员长期从事相应管理工作,可以提出更符合实际工作的建设性意见,然后再由档案工作者进行意见筛选。第二,建立管理工作考核机制,实施火电企业档案管理工作考核,建立科学的工作考核机制,对管理人员的日常工作进行工作审核,实施绩效评定,规范管理工作的开展。

4 结束语

档案管理工作是火电企业改革发展的助推力,做好档案管理工作,可以为企业发展提供服务。开展参与式档案管理,符合当前火电企业的发展需要以及社会经济形势发展需求,在营建管理新理念、构建服务新模式以及创建管理新机制等方面具有重要作用和意义,切实提高企业档案管理工作服务,为企业其他工作的开展奠定一个良好的基础,从而推进企业的进步和发展。

参考文献

[1]冯雪,王英玮。全局性档案管理体系与参与式档案管理模式研究——基于英国社群档案管理经验的思考[J].浙江档案,2017(01):28-30.

[2]周文泓。 Web 2.0环境中参与式的信息档案化管理:走向全景档案世界[J].档案学通讯,2017(02):69-72.

[3]苗小花。新形势下火电企业档案管理创新研究[J].兰台内外,2017(05):45.

[4]魏娜娜,李明。 自媒体背景下“参与式”档案管理模式探析[J].兰台世界,2016(14):57-59.